Jumat, 31 Oktober 2014
Peranan SOP dalam Mereformasi Birokrasi PDF Cetak Surel
Senin, 12 Maret 2012 01:17

Standard Operating Pro­ cedures (SOP) adalah salah satu aspek penting yang perlu dibuat dalam rangka mewujudkan birokrasi efektif, efisien dan ekonomis pada seluruh proses penye­leng­garaan administrasi pe­merintahan. Dalam persepsi umum, reformasi birokrasi bertujuan tidak lain adalah untuk melakukan perbaikan kualitas pelayanan publik. Secara operasional untuk mewujudkan birokrasi yang efektif, efisien dan ekonomis tidak lain adalah mem­per­baiki proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, sehingga lebih mencerminkan birokrasi yang mampu men­jalankan fungsi pemerintahan sesuai dengan kriteria dan uraian tugas yang dimiliki oleh masing-masing unit kerja.

 

Masing-masing unit kerja mempunyai tugas pokok dan fungsi serta tanggung jawab yang berbeda, sebagaimana yang telah digariskan dan diatur dalam peraturan yang berlaku. Keinginan Pemprov Sumatera Barat untuk me­lakukan reformasi biro­krasi secara menyeluruh sudah menjadi tekad dan komitmen bersama, dengan tujuan mem­berikan pelayanan yang lebih baik bagi masyarakat sebagai pengguna jasa. Diterapkannya SOP untuk masing-masing Satuan Unit Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang ada di Provinsi Sumatera Barat adalah agar penyelenggaraan administrasi pemerintahan dapat berjalan dengan pasti, berbagai bentuk penyim­pangan dapat dihindari, atau kalaupun terjadi penyim­pangan, akan dapat ditemui akar permasalahan dari pe­nyebab­nya, dengan demikian secara perlahan dan sedikit demi sedikit kualitas pela­yanan kepada publik akan menjadi semakin lebih baik dan dapat mengurangi keke­cewaan masyarakat sebagai­mana yang terjadi selama ini.

Sejak tahun 1998, se­benar­nya pemerintah telah mencanangkan penerapan prinsip-prinsip tata ke­peme­merintahan yang baik. Pe­nerapan prinsip  kepe­merin­tahan yang baik diharapkan mampu mendorong terbentuk dan terselenggaranya peme­rintahan yang efektif, efisien dan terbangunnya semangat profesionalisme dikalangan aparatur pemerintah. Akan tetapi kondisi riil di lapangan malahan sebaliknya, dimana kekecewaan yang terjadi di masyarakat bukannya ber­kurang, melainkan semakin memperburuk citra para abdi negara dan abdi masyarakat.

Reformasi birokrasi di lingkungan Pemprov Sumbar tertuang dalam Peraturan Gubernur Nomor 24 Ta­hun 2011 tentang Pedoman Pelak­sanaan Reformasi Birokrasi Pemerintah Provinsi Suma­tera Barat Tahun 2011-2015. Lahir­nya Peraturan Gubernur ter­sebut dengan harapan ter­wujudnya tata pe­merin­tahan yang baik, bersih dan pro­fesional. Penyelenggaraan pemerintahan daerah se­penuh­nya memberikan pe­layanan terhadap pemenuhan kebu­tuhan masyarakat dan me­mulihkan tingkat keper­cayaan masyarakat terhadap penye­lenggaraan peme­rin­tahan daerah, dan me­menuhi hara­pan masyarakat yang besar terhadap penyediaan layanan yang cepat, tepat dan murah sesuai dengan stan­darisasi.

Pekerjaan besar ini di­awali dengan menyusun SOP dengan menugaskan Biro Organisasi pada Sekretariat Daerah Pro­vinsi sebagai Lea­ding Sektor pelaksanaan Reformasi Biro­krasi, yang diketuai oleh Sekretaris Dae­rah Provinsi, dan sebagai Sekretaris me­rangkap anggota adalah Ke­pala Biro Organisasi, yang anggotanya terdiri dari Para Asisten Sekretariat Daerah Provinsi, Kepala Bap­peda, Kepala DPKD, Kepala BKD, Kepala Badan Diklat, Inspek­tur Provinsi, Kepala Biro Hukum dan Para Kepala SKPD diling­kungan Peme­rintah Provinsi Sumatera Barat.

Tujuan dilakukannya pe­nyu­­sunan SOP adalah untuk memberikan pedoman bagi seluruh instansi pemerintah dalam pelaksanaan tugasnya. Dalam proses penyusunan SOP tersebut ada beberapa langkah yang harus dilakukan yakni : melakukan iden­tifi­kasi, merumuskan, menyusun, mengembangkan, memonitor serta melakukan evaluasi  terhadap SOP administrasi pemerintahan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi dari masing-masing SKPD.

Sesuai dengan peraturan Menteri Negara Penda­ya­gunaan Aparatur Negara Nomor : Per/21/M.PAN/11/2008, tentang Pedoman Penyu­sunan Standard Operating Prosedures, disebutkan bahwa dalam penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip, kemudahan dan jelas artinya, prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai bahkan bagi seseorang yang baru sekalipun dalam melak­sana­kan tugasnya.

Prinsip berikutnya dari SOP harus mengandung prin­sip efisiensi dan efektifitas, artinya prosedur-prosedur yang di standarkan, harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas. Selanjutnya prinsip yang harus dipenuhi dalam penyu­sunan SOP adalah kese­larasan, keterukuran, dinamis, berorientasi pada pengguna (yaitu mereka yang dilayani), kepatuhan hukum dan adanya kepastian hukum. Sedangkan dalam pelaksanaannya SOP harus mengandung prinsip-prinsip : Konsiten artinya, SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan dalam kondisi bagaimanapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.

Komitmen semua jajaran organisasi perlu dilakukan mulai dari level paling rendah sampai level tertinggi. Perlu adanya perbaikan secara berkelanjutan, mengikat, dan masing-masing unsur me­miliki peran penting. Dari seluruh rangkaian mulai dari tahap penyusunan sampai pada tahap pelaksanaan seluruh prosedur yang telah distan­darkan harus di­do­kumen­tasikan dengan baik, sehingga dapat dijadikan referensi bagi yang me­mer­lukan.

Sedangkan SOP ad­minis­tratif adalah standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat administratif. Dalam penye­lenggaraan administrasi peme­rintahan lingkup makro, SOP administratif dapat digunakan untuk proses-proses peren­canaan, penganggaran. Se­dangkan dalam lingkup mikro SOP administrasi disusun untuk proses-proses ad­minis­tratif dalam operasional seluruh instansi pemerintah, mulai dari level unit organisasi paling kecil sampai pada level organisasi secara utuh dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.

Hal lain yang cukup urgen untuk dilaksanakan adalah berkaitan dengan peringatan, yaitu memberikan penjelasan mengenai kemungkinan-ke­mungkinan yang terjadi ke­tika prosedur dilaksanakan (atau tidak dilaksanakan). Peringatan memberikan indi­kasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada diluar kendali pelak­sana ketika prosedur dilak­sanakan, dan berbagai dam­pak yang ditimbulkan.

Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara menga­tasinya. Hal yang berkaitan dengan kualifikasi Personel  yaitu dapat memberikan pen­jelasan mengenai kua­lifikasi pegawai yang dibu­tuhkan da­lam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandar­kan dengan di­du­kung oleh peralatan dan per­leng­kapan, sehingga dapat memberikan informasi akan daftar peralatan dan per­lengkapan yang dibu­tuhkan, jika ini sudah dis­tandar­kan dan bila terdapat kesalahan dalam pelaksanaan dapat dijadikan bahan evaluasi ter­hadap keterlambatan atau kesalahan, misalnya kesa­lahan terjadi akibat kua­lifikasi pelak­sana tidak sesuai de­ngan kompetensi yang distandarkan atau sarana prasarana kurang lengkap.

Beberapa asas yang perlu diperhatikan  dalam penyu­sunan SOP meliputi : Asas Pembakuan artinya, SOP yang disusun berdasarkan tata cara dan bentuk yang telah dibakukan, sehingga dapat menjadi acuan yang baku dalam melakukan suatu tugas, Asas Pertanggungjawaban, yaitu SOP yang dibuat dapat dipertanggungjawabkan baik dari sisi isi, bentuk, prosedur, dan standar yang ditetapkan maupun keabsahannya.

Asas Kecepatan dan Ke­lan­caran artinya SOP sebagai pen­dukung dalam melak­sanakan tugas dapat digu­nakan untuk menjamin ter­selesaikannya suatu tugas pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan, sehingga hasil dapat tepat sasaran, serta menjamin kemudahan dan kelancaran secara prosedural.

Asas Keamanan, SOP harus aman sehingga dapat menjamin kepentingan semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan apa yang telah di­tetapkan, sehingga dapat tercipta kenyamanan dalam pelaksanaan tugas. Adanya SOP dapat menciptakan trans­paransi  dalam pelaksanaan tugas, sehingga tidak akan muncul kecurigaan, baik dari aparatur sebagai pemberi layanan maupun masyarakat sebagai penerima layanan.

Mengandung Prinsip

Penyusunan SOP oleh masing-masing unit kerja harus mengandung beberapa prinsip sebagai berikut: Me­ngan­dung unsur Kemudahan dan Ke­jelasan, dimana pro­sedur-prosedur yang di­stan­darkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan di­terapkan oleh semua pegawai bahkan oleh seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan tugasnya. Efektif dan efisien adalah prinsip yang harus dimiliki dalam penyu­sunan SOP, dimana prosedur-pro­sedur yang distandarkan  harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas.

Prinsip  yang perlu me­njadi perhatian adalah Kese­larasan, dimana prosedur-prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur-prosedur standart lainnya yang terkait. Prinsip Kete­rukuran menjadi sangat pen­ting dalam penyu­sunan SOP, sebab output dari prosedur-prosedur yang di­stan­darkan mengandung standar kualitas (mutu) tertentu yang dapat diukur pencapaian keber­hasilannya.

Penyusunan SOP harus Dinamis, dimana prosedur-prosedur yang  yang distan­darkan harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kua­litas pelayanan yang ber­kembang dalam penye­leng­garaan administrasi peme­rintahan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan ke­butu­han pengguna (Customer’s needs), sehingga dapat mem­berikan kepuasan pada peng­guna yang disebut dengan Berorientasi pada Pengguna (mereka yang dilayani).

Penyusunan SOP harus memenuhi ketentuan dan peraturan peraturan peme­rintah yang berlaku, serta untuk memperoleh kepastian hukum maka prosedur-pro­sedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh Pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati dan dilaksanakan sehingga menjadi instrumen untuk melindungi pegawai dari kemungkinan terjadinya tuntutan hukum.

Prinsip penyusunan stan­dar pelayanan agar dapat diimplementasikan dan men­jadi alat sinergitas antara pemberi layanan dengan pene­rima jasa layanan, maka dalam penyusunan standar pelayanan perlu menerapkan beberapa hal sebagai berikut: Konsesnsus. Standart pela­yanan yang ditetapkan me­rupakan komitmen dan hasil kesepakatan bersama antara pimpinan dan staf unit pe­layanan dengan mem­per­hatikan dengan sungguh-sungguh kepentingan pihak yang berkepentingan, serta mengacu kepada norma atau peraturan yang telah ada.

Sederhana artinya, dimana standar pelayanan yang di­tetapkan memuat aturan-aturan yang bersifat pokok, sehingga mudah dipahami dan dilaksanakan, baik oleh pe­tugas petugas pemberi layanan maupun oleh masyarakat penerima layanan.

Konkret, artinya prosedur-prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai bahkan oleh seseorang yang sama sekali baru dalam pelak­sanaan tugasnya.

Mudah Diukur,  Standar pelayanan yang ditetapkan dapat diukur imple­mentasi­nya, baik yang bersifat tekhnis maupun non tekhnis. Terbuka, artinya standar pelayanan yang ditetapkan harus bersifat terbuka untuk mendapatkan saran dan masukan untuk penyempurnaan.

Terjangkau artinya, stan­dar pelayanan dapat dilak­snanakan secara baik dan benar, baik oleh petugas pemberi layanan maupun oleh masyarakat yang menerima layanan. Prinsip lainnya yang perlu menjadi perhatian ada­lah dalam hal Per­tanggung­jawaban, yaitu hal-hal yang diatur dalam standar pela­yanan dapat dipertanggung jawabkan secara nyata kepada para pihak berkepentingan.

Di samping itu juga sa­ngat diperlukan prinsip batas waktu pencapaian suatu pe­kerjaan dengan memberikan ketepatan waktu atas suatu pencapaian pekerjaan akan hal-hal se­bagai­mana yang diatur dalam standar pe­layanan. Prinsip Ber­kesinam­bungan menjadi sangat pen­ting untuk secara terus me­nerus dilakukan penyem­purnaan sesuai dengan tun­tutan dan peningkatan kua­litas layanan.

Kita berharap, dengan telah disusunnya SOP pada masing-masing Unit kerja dilingkungan Pemerintah Pro­vinsi Sumatera Barat, diharap­kan kelak mampu memper­baiki kelemahan-kelemahan dalam bidang pelayanan dan sekaligus akan dapat menum­buhkan kembali  kepercayaan masyarakat yang selama ini dirundung ke­kecewaan. Yang teramat penting untuk dilak­sanakan adalah komitmen dari pim­pinan SKPD yang ber­sang­kutan serta memberikan panis­hmen bagi mereka yang mela­kukan pelanngaran ter­hadap SOP yang telah di­tetapkan sebagai perangsang untuk aparatur, kiranya juga perlu diberikan reward bagi aparatur berprestasi dalam menjalan­kan SOP pada unit kerjanya.

Insya Allah jika semua terlahir dari niat yang ikhlas dan didukung dengan rasa kepedulian yang tinggi, di­dukung oleh semua sta­kehol­ders, akan menjadikan Suma­tera Barat sebagai salah satu penyelenggara pemerintahan yang menjadi perhitungan untuk diteladani. Semoga.

 

 

ONZUKRISNO SH MSI

(Kepala Biro Organisasi Setda Prov Sumbar)

Comments (1)Add Comment
0
Question
written by string, Oktober 07, 2014
Mengapa Prinsip-Prinsip Keterukuran harus selaras dengan prosedur-prosedur standart yang lainnya ?

Write comment

busy