Selasa, 23 Desember 2014
Jangan Sepelekan Protokoler PDF Cetak Surel
Kamis, 27 September 2012 02:22

Syukurlah, akhirnya kemarin Gubernur Sumbar melalui para pembantunya yang dipimpin Staf Ahli Bidang Pemerintahan Rosman Efendi dan Kabiro Humas Irwan memberikan penjelasan tentang ‘salah samek’ dalam acara halalbihalal dengan eprantau Minang di Jakarta.

Tim yang diutus gubernur ke kantor redaksi Haluan menyampaikan sejumlah poin-poin klarifikasi di antaranya; Pertama, Pemerintah Provinsi Sumatera Barat, mengucapkan rasa syukur kepada Allah SWT dan terima kasih kepada semua pihak yang telah berkesempatan hadir dalam acara Halal Bihalal tersebut, semoga semakin memperkuat hubungan silaturrahmi  antara rantau  dan kampung halaman yang bermanfaat untuk kemajuan pembangunan di Sumatera Barat.

Intinya bahwa rangkaian acara halalbihalal dan ekspos program pembangunan Sumatera Barat yang direncanakan berjalan dengan sukses dan mendapat apresiasi positif dari undangan yang hadir.  Lalu diklarifikasi juga bahwa  gubernur hadir dalam acara tersebut pada pukul 10.45 WIB hanya ada keterlambatan 45 menit, dari acara pembukaan yang dijadwalkan pukul 10.00 WIB. Bahwa di awal sambutan Gubernur Irwan Prayitno juga telah menyampaikan permintaan maaf atas keterlambatan kedatangan dalam acara tersebut.

Soal rasa tidak enak yang dirasakan perihal dengan Pak Harun Zain, menurut tim klarifikasi itu Pak Harun justru minta izin pulang karena faktor kesehatannya.

Maka dari kesemua penjelasan itu, dapat kita tangkap bahwa yang terjadi hanya salah anggapan. Seolah-olah gubernur dengan sengaja hendak menelantarkan acara halalbihalal itu. Tak masuk akal pula kalau ini disengaja oleh gubernur, selain tak pantas juga tidak ada alasan untuk melakukan itu.

Seperti sudah sempat juga disinggung dalam tajuk ini sebelumnya hendaknya semua ini jadi pelajaran saja. Betapa masalah keprotokolan bukanlah masalah yang sepele saja. Kesalahan menetapkan jadwal dan mengagendakan perjalanan kepala daerah dan pimpinan daerah lainnya akan bisa berakibat fatal seperti ini.

Agenda kegiatan gubernur dan wakil gubernur itu  harus diatur sedemikian rupa. Sekdaprov harus dapat memberikan saran atau telaahan, mana saja agenda kegiatan itu yang penting dan harus dihadiri gubernur atau wakil gubernur dan mana yang dapat diwakilkan saja.

Kita sepakat dengan apa yang diminta oleh mantan Sekdaprov Rusdi Lubis untuk dipertimbangkan pejabat kantor gubernur. Bahwa masalah di acara halalbihalal dan buntutnya menyebabkan gubernur berada pada posisi sulit. Hal ini tidak akan terjadi bila staf tidak lalai memberikan masukan kepada kepala daerah. Sementara gubernur sudah berusaha semaksimal mungkin memenuhi kegiatan yang dijadwalkan untuknya.

Karena kelalaian staf dalam memberikan masukan atau telaahan maka berakibat fatal bagi pimpinan. Sekdaprov sampai ke pejabat paling bawah yang terkait harus dapat memberikan masukan pada gubernur, telaahan staf tentang agenda penting yang harus dihadirinya dan mana yang dapat diwakilkan saja.

Dari kejadian yang di Jakarta itu, bukankah sudah bisa diprediksi bila hal itu sulit dilakukan gubernur? Tapi kenapa staf tidak memberi telaah? Sangat mustahil rasanya bila pagi pukul 06.00 WIB gubernur punya acara di Padang lalu 3 jam kemudian, tepatnya pukul 09.00 WIB ada agenda lagi di Jakarta.

Sekdaprov dan sekretaris pribadi (sespri) gubernur harus menjalin komunikasi yang intens agar seluruh agenda pemerintahan yang harus dihadiri gubernur atau wakil gubernur dapat terlaksana dengan baik. Jangan sebaliknya, Sekda atau Sespri bisa membuat gubernur jadi teraniaya.

Sekda dan Sespri dituntut untuk bisa menjadi pusat informasi organisasi yang memiliki peran dan fungsi pencari, pengolah, penyimpan dan penyebar informasi ke segala pihak baik di dalam maupun di luar organisasi. Tentu saja dengan menggunakan semua pembantunya.

Seorang sekretaris pimpinan tidak hanya bertugas memberikan bantuan dan pelayanan teknis saja seperti mengetik, surat menyurat, menerima telepon, menerima tamu dan pekerjaan teknis lainnya, tetapi mereka juga dituntut kemampuannya dalam mengelola infomasi untuk kepentingan tugas-tugas pimpinan. Tentu saja termasuk agenda pimpinan.

Organisasi seperti Pemerintah Daerah dituntut dapat bergerak dengan cepat, efisien dan efektif. Oleh sebab itu peran pengatur lalu-lintas pimpinan tadi sangat penting. Jadi, urusan protokol pimpinan jangan sepelekan.***

Comments (0)Add Comment

Write comment

busy