Dinas PUTR Pasaman Gunakan "Artis Konde" Wujudkan Tertib Administrasi 


Jumat, 28 September 2018 - 12:13:14 WIB
Dinas PUTR Pasaman Gunakan  Sekretaris Dinas PUTR Kabupaten Pasaman, M.Dwi Richie J.P, S.Pi, M.Si

PASAMAN, HARIANHALUAN.COM--Perkembangan teknologi dan sistem informasi saat ini semakin pesat. Salah satu manfaat yang bisa dirasakan dari perkembangan teknologi yaitu pengolahan data yang bisa dilakukan secara tepat, cepat dan akurat.

Hal ini pula yang melatarbelakangi Dinas Pekerjaan Umum dan Tata Ruang (PUTR) Kabupaten Pasaman, berencana memanfaatkan teknologi barcode untuk kegiatan pengarsipan dokumen kontrak agar lebih tertata dengan baik. 

Sekretaris Dinas PUTR Kabupaten Pasaman, M. Dwi Richie mengatakan, dengan bantuan teknologi barcode untuk kegiatan kearsipan, segala proses yang menggunakan sistem komputerisasi akan jadi lebih efektif dan efisiensi.
 
"Aplikasi berbasis teknologi informasi kontrak barcode ini akan coba kita terapkan pada Dinas PUTR dalam waktu dekat. Ini adalah proyek perubahan saya sebagai peserta Diklat PIM III. Dimana tiap peserta diwajibkan membuat inovasi baru," kata Richi kepada Haluan, kemarin. 

Menurut Richi, teknologi dan sistem informasi merupakan suatu faktor penting dalam proses administrasi, khususnya kegiatan pengarsipan. Proses pengarsipan yang masih menggunakan tenaga manual rawan menimbulkan pemborosan dari segi biaya dan waktu.

"Akibatnya, pekerjaan pencatatan pada lembar kerja sering terjadi kesalahan. Hingga menyebabkan pengambilan keputusan menjadi buruk. Tanpa arsip, tidak mungkin pula seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap," ujarnya. 

Saat ini, kata Richie, pengelolaan dokumen kontrak pada Dinas PUTR sering mengalami kendala, karena kegiatan kearsipannya masih menggunakan sistem manual (konvensional) yaitu mendata arsip dengan cara menuliskannya secara manual pada buku (paper base).

"Ini permasalahan yang kerap muncul pada bidang sekretariat Dinas PUTR. Pencarian arsip masih lambat. Kita selalu kesulitan melakukan pencarian dokumen kontrak yang dibutuhkan pimpinan dan stakeholder lainnya. Karena masih manual," pungkas Richi.

Berbagai permasalahan pun timbul dari sistem manual ini. Volume arsip yang kian menumpuk, bisa mengakibatkan dokumen kontrak hilang juga rusak. Sangat sulit menemukan kembali arsip dari lokasi simpannya, karena mengandalkan daftar arsip manual.

"Padahal, arsip merupakan sumber informasi multi fungsi dan sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi suatu organisasi. Kearsipan ini sangat dibutuhkan, karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu instansi," ucap Richi.

Richi berharap, proyek perubahan miliknya itu dapat mewujudkan tersedianya data base berbasis teknologi pada dokumen kontrak, tertatanya pengelolaan dokumen kontrak menurut jenis kegiatan, sumber pendanaan dan tahun anggaran pada dinas tersebut. 

"Selain itu, juga meningkatkan kualitas pelayanan publik melalui penyediaan informasi publik yang dapat di akses oleh stakeholder juga masyarakat secara online, lewat aplikasi barcode (QR Code) melalui smartphone," kata Richi. 

Penerapan aplikasi ini, juga akan memudahkan dan efisiensi bagi Inspektorat, BPKP, kejaksaan, pihak Kepolisian untuk melihat dan menyimpan data kontrak berbasis teknologi informasi kontrak barcode.

"Ini inovasi baru, gagasan asli. Dengan sistem pelayanan berbasis informasi teknologi dalam pengelolaan dokumen/arsip pada bidang tata kerja dan tata laksana. Ini judulnya, “(Artis Konde) Aplikasi Berbasis Teknologi Informasi Kontrak Barcode," katanya.

Bagi dirinya sendiri, kata Richi, penerapan aplikasi barcode itu dapat meningkatkan kemampuan dan pengetahuan dalam pengarsipan dokumen kontrak secara elektronik, mempermudah pencarian arsip dokumen kontrak. 

"Jelas, hal ini akan memudahkan pelaksanakan pekerjaan serta meningkatkan kinerja dalam pencapaian tugas, pokok dan fungsi saya sebagai pembantu kepala dinas," katanya. (h/yud)

 





Akses harianhaluan.com Via Mobile m.harianhaluan.com

[ Ikuti Terus HarianHaluan Melalui Media Sosial ]




TULIS KOMENTAR
BERITA LAINNYA

BERITA TERKINI Index »

BERITA TERPOPULER Index »

KANTOR PUSAT:
Komplek Bandara Tabing,Jalan Hamka Padang,Sumbar
Email: [email protected]
APP HARIANHALUAN.COM